Namen evidence delovnega časa je natančno beleženje prihodov zaposlenih na delo oz. njihovih odhodov z dela, čas, porabljen za malico, trajanje odsotnosti zaradi službenih ali privatnih zadev, zamude, prezgodnje odhode z dela, koriščenje ur, dopustov, bolniško odsotnost itd. V kombinaciji z dobro organizacijo dela in stimulativnim nagrajevanjem lahko evidenca delovnega časa podjetju prinese izdatne prihranke, obenem pa tudi izboljša upravljanje s človeškimi viri.
Želja po izboljševanju organizacije delovnega procesa in zmanjševanju stroškov dela navaja podjetja, tako velika kot zelo majhna, v uvajanje sistemov za registracijo delovnega časa. V primerih, ko podjetje že uporablja sistem kontrole pristopa, je nadgradnja le-tega v sistem registracije delovnega časa kar nekako logična posledica.
Za manjša podjetja smo razvili poseben komplet za registracijo delovnega časa, medtem ko za večje sisteme uporabljamo strojno opremo s podobno arhitekturo, kot v primeru kontrole pristopa. Skupni imenovalec sistema kontrole pristopa in registracije delovnega časa so identifikacijska sredstva (npr. brezkontaktne kartice) in v nekaterih primerih programska oprema (npr. program V7).
Beleženje časa poteka tako, da zaposleni ob prihodu v podjetje ali odhodu iz njega kontrolerju za registracijo delovnega časa približajo brezkontaktno kartico oz. v primeru beleženje posebnih dogodkov predhodno pritisnejo ustrezno funkcijsko tipko na kontrolerju.
Na zaslonu kontrolerja se izpiše tekst, ki zaposlenemu omogoča, da takoj preveri, ali je bil dogodek pravilno registriran.
Zabeleženi podatki se prenašajo na računalnik, ki je povezan s kontrolerjem preko komunikacijskega pretvornika. V primeru, da stranka uporablja tudi sistem kontrole pristopa, je lahko kontroler za registracijo delovnega časa (ali več takšnih kontrolerjev) kot dodatni kontroler vključen kar v obstoječo komunikacijsko linijo kontrole pristopa.
Podatki se na računalnik prenašajo vedno, ko je vzpostavljena povezava med računalnikom in kontrolerjem – stalno ali pa samo občasno. Kadar povezava ni vzpostavljena, se zabeleženi podatki shranjujejo v interni spomin kontrolerja, ki pa je omejen, zato mora uporabnik poskrbeti za pravočasno prenašanje podatkov, sicer se lahko zgodi, da bo del zbranih in zabeleženih podatkov izbrisan.
Najpomembnejši del sistema je programska oprema, ki omogoča vpisovanje kartic in prirejanje podatkov o zaposlenih, določanje časovnih stavkov, pregledovanje zabeleženih podatkov, korekcijo zapisov, pripravo izpisov po različnih kriterijih, vnos in spreminjanje časovnih stavkov itd. Urejanje zapisov opravlja pooblaščena oseba (administrator), v primeru, da je teh več ali da delujejo na različnih lokacijah, lahko sistema nadgradimo z mrežnimi verzijami programa (klienti), v tehnološko in kadrovsko bolj zahtevnih okoljih pa tudi z web vmesnikom, ki zaposlenim omogoča pregledovanje svojih podatkov, administratorjem pa delo s programom tudi iz oddaljenih lokacij.
Povezava kontrolerja za registracijo delovnega časa Focus z računalnikom - Spider USB/NET
Povezava kontrolerja za registracijo delovnega časa Regis z USB vrati računalnika
Povezava kontrolerja za registracijo delovnega časa Focus preko računalniške mreže (LAN/WAN)
